Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng

1. Thực trạng và thách thức trong vận hành tòa nhà văn phòng

Trong hoạt động vận hành tòa nhà văn phòng, ban quản lý phải xử lý rất nhiều nghiệp vụ cùng lúc:

• Quản lý danh sách khách thuê và diện tích cho thuê.
• Theo dõi, cập nhật hợp đồng và các phụ lục phát sinh.
• Tính tiền thuê văn phòng, phí quản lý dịch vụ, tiền điện, nước, vé xe, dịch vụ làm thêm giờ...
• Quản lý công nợ, phát hành công văn, lập phiếu thu - chi và tổng hợp báo cáo doanh thu.

Nếu các nghiệp vụ này vẫn được thực hiện rời rạc bằng Excel hoặc lưu trữ giấy tờ truyền thống, dữ liệu rất dễ bị trùng lặp, thiếu chính xác và cực kỳ khó kiểm soát khi cần tổng hợp.

2. BuildingManager là gì?

BuildingManager là giải pháp phần mềm quản lý doanh thu và vận hành tòa nhà văn phòng toàn diện do LAMDUNG LTD nghiên cứu và phát triển. Phần mềm giúp số hóa 100% quy trình quản lý doanh thu và nghiệp vụ vận hành hằng ngày trên một hệ thống tập trung.

Thay vì theo dõi thủ công từng khách hàng, từng khoản phải thu hay từng báo cáo riêng lẻ, BuildingManager2022 chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, liên kết chặt chẽ các nghiệp vụ từ danh mục tòa nhà, tầng, mặt bằng, khách thuê, hợp đồng đến công văn phải thu, thu chi và xuất hóa đơn VAT.

3. Vì sao Ban quản lý tòa nhà cần giải pháp chuyên dụng?

Quản lý tòa nhà văn phòng không đơn thuần là lưu trữ thông tin. Một khách hàng có thể thuê nhiều diện tích ở các tầng khác nhau với đơn giá, thời hạn và điều kiện hợp đồng riêng biệt. Trong quá trình thuê, một hợp đồng gốc có thể sinh ra nhiều phụ lục, biên bản điều chỉnh.

Nếu không có hệ thống quản lý chuyên biệt:

• Mất thời gian đối chiếu: Dữ liệu giữa hợp đồng, công văn phải thu, phiếu thu và báo cáo doanh thu bị sai lệch.
• Rủi ro thất thoát: Dễ bỏ sót các khoản phí dịch vụ phát sinh hoặc quên gia hạn hợp đồng đúng hạn.

BuildingManager2022 giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tự động liên kết dữ liệu khách thuê với hợp đồng, phụ lục và biểu giá dịch vụ. Nhờ đó, việc lập chứng từ trở nên tự động, hạn chế tối đa sai sót con người và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của ban quản lý.

4. Các phân hệ chính của phần mềm BuildingManager

4.1. Quản lý tòa nhà, tầng và diện tích cho thuê

Phân hệ tòa nhà và tầng cho phép người dùng khai báo danh mục các tòa nhà đang quản lý, danh sách tầng thuộc từng tòa nhà và tổng diện tích có thể cho thuê trên từng tầng. Việc quản lý dữ liệu theo cấu trúc tòa nhà - tầng - diện tích giúp ban quản lý dễ dàng phân loại thông tin khách thuê, theo dõi tình trạng sử dụng mặt bằng và lập báo cáo diện tích thuê văn phòng.

4.2. Quản lý hồ sơ khách thuê tòa nhà

BuildingManager2022 hỗ trợ quản lý danh sách khách hàng thuê văn phòng hoặc sử dụng các dịch vụ ngoài như dịch vụ viễn thông, quảng cáo, dịch vụ bổ sung trong tòa nhà. Người dùng có thể thêm mới, cập nhật, tìm kiếm và quản lý thông tin khách hàng theo tòa nhà, theo tầng hoặc theo nhu cầu vận hành thực tế.

4.3. Quản lý hợp đồng, phụ lục và biên bản thỏa thuận

Một trong những nghiệp vụ quan trọng của phần mềm quản lý tòa nhà là quản lý hợp đồng thuê văn phòng. BuildingManager cho phép quản lý hợp đồng gốc, phụ lục hợp đồng, biên bản thỏa thuận ba bên, diện tích thuê, đơn giá thuê văn phòng, đơn giá phí quản lý dịch vụ, đơn giá điện, đơn giá làm thêm giờ và các thông tin liên quan đến từng khách hàng. Phần mềm hỗ trợ mô hình một khách hàng có thể có nhiều hợp đồng gốc. Trong một hợp đồng gốc có thể có nhiều phụ lục, nhưng tại một thời điểm chỉ có một phụ lục ở trạng thái hiệu lực. Khi cập nhật trạng thái hợp đồng hoặc phụ lục, hệ thống hỗ trợ kiểm soát hiệu lực dữ liệu để hạn chế nhầm lẫn khi tính phí và lập công văn phải thu.

4.4. Quản lý công văn phải thu

Sau khi có dữ liệu khách hàng và hợp đồng, BuildingManager2022 cung cấp nhóm chức năng quản lý công văn phải thu cho các khoản phát sinh như tiền thuê văn phòng, phí quản lý dịch vụ, tiền điện, tiền thêm giờ, tiền vé xe, tiền vé xe khách lẻ và tiền dịch vụ ngoài. Đây là nhóm chức năng quan trọng giúp ban quản lý theo dõi các khoản cần thu theo từng kỳ, từng khách hàng và từng loại dịch vụ. Phần mềm hỗ trợ lập, xem, in và theo dõi công văn phải thu. Đối với tiền thuê văn phòng và phí quản lý dịch vụ, hệ thống còn có chức năng cảnh báo số ngày còn lại của các hợp đồng đến hạn cần tạo công văn phải thu cho kỳ tiếp theo. Nhờ đó, ban quản lý có thể chủ động chuẩn bị chứng từ và hạn chế bỏ sót khoản phải thu.

4.5. Quản lý yêu cầu xuất hóa đơn VAT

BuildingManager hỗ trợ quản lý yêu cầu xuất hóa đơn VAT theo các công văn phải thu đã tạo, bao gồm tiền thuê văn phòng, phí quản lý dịch vụ, tiền điện, tiền thêm giờ, tiền vé xe và tiền dịch vụ ngoài. Người dùng có thể nạp dữ liệu các công văn chưa gửi yêu cầu xuất hóa đơn, xuất danh sách ra Excel và cập nhật trạng thái đã gửi yêu cầu xuất hóa đơn.

4.6. Quản lý thu chi, phiếu thu, phiếu chi và quỹ tiền mặt

Bên cạnh quản lý doanh thu phải thu, phần mềm còn có phân hệ quản lý thu chi phục vụ công tác tài chính nội bộ. Người dùng có thể quản lý quỹ tiền mặt, loại thu chi, danh mục phiếu thu, danh mục đối tác, công văn đề nghị thanh toán, danh mục phiếu chi và nhật ký thu chi. Đối với phiếu thu, phần mềm hỗ trợ thêm mới, sửa, xóa, in phiếu thu và theo dõi theo quỹ tiền mặt hoặc loại thu chi. Đối với phiếu chi, người dùng có thể quản lý danh mục phiếu chi và tạo phiếu chi từ công văn đề nghị thanh toán. Nhật ký thu chi giúp theo dõi quá trình thay đổi dòng tiền theo từng quỹ hoặc toàn bộ quỹ tiền mặt của công ty.

4.7. Hệ thống báo cáo quản trị

Một phần mềm quản lý tòa nhà hiệu quả cần cung cấp được dữ liệu báo cáo phục vụ điều hành. BuildingManager có hệ thống báo cáo đa dạng, hỗ trợ ban quản lý theo dõi doanh thu, thu chi, khách thuê, diện tích thuê và các khoản dịch vụ. Các báo cáo tiêu biểu gồm tổng hợp thu chi theo tháng, quý, năm; báo cáo chi tiết khách hàng; báo cáo doanh thu quý; bảng theo dõi diện tích thuê văn phòng; tổng hợp thu chi tiền điện; tổng hợp tiền vé xe; bảng tổng hợp tiền nước; doanh thu tiền điện, thêm giờ và bảng theo dõi khách thuê tòa nhà.

5. Lợi ích vượt trội BuildingManager mang lại

• Tối ưu hóa thời gian: Rút ngắn 80% thời gian tính toán thủ công và lập chứng từ thu phí hằng tháng.
• Minh bạch tài chính: Chuẩn hóa toàn bộ dòng tiền, tránh thất thoát công nợ và trùng lặp hóa đơn.
• Nâng cao trải nghiệm khách thuê: Phát hành công văn, chứng từ chính xác, chuyên nghiệp và nhanh chóng.
• Tập trung dữ liệu: Dễ dàng truy xuất, đối soát dữ liệu trên cùng một nền tảng duy nhất.

6. BuildingManager phù hợp với đối tượng nào?

Phần mềm là lựa chọn tối ưu cho:

• Chủ đầu tư sở hữu tòa nhà văn phòng cho thuê.
• Ban quản lý, ban điều hành các cao ốc, phức hợp thương mại.
• Công ty quản lý và vận hành bất động sản chuyên nghiệp.
• Các doanh nghiệp khai thác mặt bằng cho thuê có diện tích lớn, nhiều quy cách phí dịch vụ.

7. Kết luận & Liên hệ trải nghiệm

BuildingManager do LAMDUNG LTD phát triển chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn số hóa quy trình quản lý vận hành tòa nhà, tháo gỡ hoàn toàn khó khăn trong khâu quản lý doanh thu, công nợ và hợp đồng.

• Đăng ký trải nghiệm dùng thử ngay!

Doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm phương án chuẩn hóa vận hành tòa nhà? Hãy liên hệ ngay với LAMDUNG LTD để được hỗ trợ tư vấn và cài đặt dùng thử phần mềm miễn phí!